Шаблоны писем предназначены для формирования писем из тех данных, которые отправляются пользователем при помощи форм обратной связи. Т.е. шаблон писем позволяет оформить данные, посланные пользователем, в произвольном виде. Например, добавить дополнительные пояснения к данным.

Шаблон письма не является обязательным. Если вы создадите форму, но не создадите шаблон письма, то данные из формы все равно будут получены адресатом. Шаблон лишь позволяет оформить эти данные в более удобном для восприятия виде.